Brief dokumentasi event corporate membantu tim foto dan video memahami apa yang paling penting bagi perusahaan. Rundown saja belum cukup karena tidak menjelaskan tujuan komunikasi, momen prioritas, identitas brand, output, dan cara konten akan digunakan.
Template berikut dapat dikirim kepada vendor sebelum proposal dibuat. Semakin jelas informasinya, semakin akurat kebutuhan crew, equipment, timeline, dan estimasi biaya.
Isi brief dokumentasi event corporate
- Nama acara: tulis nama resmi dan jenis acaranya.
- Penyelenggara: sebutkan perusahaan, unit, atau brand.
- Tanggal dan jam: termasuk waktu loading dan technical setup.
- Venue: alamat, ruangan, akses loading, dan batasan lokasi.
- Jumlah peserta: estimasi tamu, pembicara, dan VIP.
- PIC: satu kontak utama untuk koordinasi.
2. Tujuan dokumentasi
Jelaskan fungsi utama hasil foto dan video. Contohnya:
- Laporan internal dan dokumentasi perusahaan.
- Publikasi media sosial pada hari acara.
- Video highlight untuk website dan LinkedIn.
- Materi promosi event berikutnya.
- Press release atau kebutuhan media.
- Konten employer branding.
- Arsip sesi seminar atau conference.
Tujuan menentukan gaya pengambilan gambar. Dokumentasi arsip memerlukan coverage lengkap, sedangkan campaign membutuhkan visual terarah dan lebih banyak variasi.
3. Audiens konten
Sebutkan siapa yang akan melihat hasil dokumentasi: peserta, karyawan, pelanggan, partner, investor, media, atau masyarakat umum. Informasi ini membantu tim memilih momen dan bahasa visual yang relevan.
4. Rundown dan momen prioritas
Lampirkan rundown terbaru dan tandai momen yang tidak boleh terlewat, misalnya:
- Kedatangan VIP dan photo opportunity.
- Opening, keynote, dan panel discussion.
- Penandatanganan kerja sama.
- Peluncuran produk atau reveal.
- Penghargaan dan penyerahan simbolis.
- Demo, performance, atau activation.
- Networking dan interaksi peserta.
- Foto grup dan closing.
Jika acara berupa seminar, gunakan shot list seminar dan conference sebagai referensi tambahan.
5. Ruang dan pergerakan acara
Jelaskan jumlah ruangan, panggung, breakout session, booth, area registrasi, dan aktivitas yang berlangsung bersamaan. Sertakan floor plan apabila tersedia.
Acara dengan dua sesi paralel membutuhkan pembagian tim berbeda dari acara satu panggung, meskipun jumlah pesertanya sama.
6. Identitas brand dan visual wajib
- Logo, backdrop, stage screen, signage, dan booth.
- Produk atau instalasi yang harus terlihat.
- Dress code dan warna brand.
- Daftar sponsor atau partner.
- Sudut venue yang tidak boleh direkam.
- Contoh visual dari event sebelumnya.
7. Output dan format
Tulis deliverable secara terukur:
- Estimasi jumlah foto terkurasi.
- Durasi video highlight.
- Full recording untuk sesi tertentu.
- Same-day edit atau teaser cepat.
- Vertical cut untuk Reels atau TikTok.
- Format horizontal untuk YouTube dan website.
- Interview atau testimonial peserta.
- Waktu delivery dan jumlah revisi.
Pelajari komponen paket dokumentasi event agar kebutuhan tidak tertinggal dari proposal.
8. Kebutuhan audio dan presentasi
Konfirmasi apakah tim dapat menerima audio feed dari mixer venue, siapa vendor sound system, dan apakah slide presentasi perlu masuk ke hasil akhir. Sediakan file presentasi apabila video harus menggabungkan materi layar.
9. Izin, privasi, dan safety
- Area yang membutuhkan izin khusus.
- Peserta atau materi yang tidak boleh direkam.
- Aturan safety venue dan penggunaan drone.
- Kebutuhan release form.
- Batasan penggunaan logo atau nama klien.
- Prosedur akses crew dan equipment.
10. Timeline dan jalur approval
Tetapkan tanggal pengiriman teaser, foto pilihan, first cut, feedback, dan final. Jelaskan siapa yang menggabungkan masukan dari internal perusahaan, agency, sponsor, dan partner.
Template singkat yang dapat disalin
Nama dan jenis acara: …
Tanggal, jam, venue: …
Jumlah peserta: …
Tujuan dokumentasi: …
Audiens konten: …
Momen prioritas: …
Jumlah ruang: …
Output: …
Format dan deadline: …
Branding wajib: …
Batasan lokasi: …
PIC dan approver: …
Kesalahan umum saat memberikan brief
- Hanya mengirim rundown tanpa tujuan dan output.
- Tidak menyebut sesi yang berlangsung paralel.
- Meminta same-day edit ketika acara sudah berjalan.
- Tidak memberikan daftar VIP atau momen seremonial.
- Belum menentukan format horizontal dan vertical.
- Feedback berasal dari banyak pihak tanpa satu PIC.
Brief yang jelas melindungi momen penting
RADARS Studio menangani dokumentasi event corporate untuk seminar, conference, gathering, launching, dan activation. Kirim brief serta rundown untuk mendapatkan rekomendasi tim dan scope produksi.